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发表于 2008-5-26 12:14:22
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E-mail已经完全改变了我们的工作方式。它给我们提供了许多便利，假如利用得好的话，它还是提高工作效率的有效工具。但是，如果管理不善，就成了一种浪费时间的工具。资料显示单是办公人员几乎每天都要收到30封以上的邮件，而从事协作性项目的人每天收到的邮件数量则更多。
本文分几大步骤来帮你掌握处理E-mail的时间，以方便你继续从事别的任务。对那些源源不断的信息要分清主次，决定是否要立即回复它。本文将会指导你如何根据邮件的价值或是功能分类别且鼓励你应该定期清理邮箱。虽然你已经尽最大努力，你收到的邮件或是垃圾邮件会在邮箱里面成堆而且带病毒的邮件会影响你的电脑系统，本文还会指导你保护好你自己。它还会提供一些跟 e-mail的功能和速度有关的，同样方便有效的其他沟通方式。
第一步：对收到的信息分清主次
如果你经常收到大量的信息，你就应该在邮箱里面分清主次，看看哪封邮件最重要。检查一下发件人姓名，确认一下是否是你期盼以久的邮件？对于个别人，多久该给他回复？
检查一下邮件主题，看邮件是紧急事件还是普通信息？邮件内容是否在你的工作范围之内或这些内容对别人是否是期待的？
按照发件人来分分主次。看看他们是否确实是紧急事件要通知？记住有些人就是喜欢把每封邮件都标记成重要邮件，即使邮件本身并不重要。
是明显的垃圾邮件吗？可以删除不看吗？
检查来信时间，看看信件是否在邮箱里面待太久了。
信件一来你就可以看一下这封邮件是否应该立刻引起关注。而剩下的放在以后方便的时候再看。
第二步：分阶段回复
因为e-mail是一个即时工具，因此常常让你感觉要立即回复但是有时候并没有必要。你可以以更简洁的知识和更具体的内容分阶段进行回复。先给发件人一点提示告诉他/她你将什么时候有空回信给他/她并最好能给出一个最迟回信期限。
如果来信只是要你简单回复一下，用一行文字就能立即回答的问题。比如你只需要回答“行，我十点钟会准时出席会议”，或是“多谢提供信息”之类的。
假如你不能够立即回复或是不回复，你也应该让发件人知道你已经收到信息了而且会尽快联系。这种回答很适合于处理咨询类的事情，类似以下这些情况：
1、在圆满回答之前你必须进一步查询资料；
2、关系到相对比较复杂的事情因此你需要时间来思考自己的回答而不仅仅是给出一个仓促的答案；
3、你可能正因为收到的一封邮件而气愤，沮丧，挫折或是迷茫，在做出相关答复之前需要一段时间来冷静冷静；
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